Klokkenluiden: Illegaal of onregelmatig gedrag melden

Bij Heiwit streven we naar een ethische, transparante en conforme werkomgeving. Om onze bedrijfsintegriteit te behouden en een cultuur van vertrouwen en verantwoordelijkheid te bevorderen, hebben we een systeem van klokkenluiden waarmee werknemers, medewerkers en derden onwettig of onregelmatig gedrag kunnen melden.

Wat kan worden gerapporteerd

We moedigen iedereen aan om schendingen of verdacht gedrag te melden die de ethiek, veiligheid of naleving van Heiwit in gevaar kunnen brengen. Enkele voorbeelden van gedrag dat u kunt melden zijn:

• Fraude of verduistering van bedrijfsfondsen
• Overtredingen van milieuwet- en regelgeving
• Niet-geopenbaarde belangenconflicten
• Corruptie, omkoping of illegale praktijken
• Schendingen van privacy en gegevensbescherming
• Discriminatie of intimidatie op de werkplek
• Schendingen van het interne beleid van Heiwit

Hoe het klokkenluidersysteem werkt

Waarschuwingen kunnen worden gemaakt in gereserveerd en, indien nodig, in de vorm anoniem. We garanderen uiterste discretie en zetten ons in om de rechten te beschermen van degenen die onregelmatigheden melden. Hier leest u hoe u een melding kunt indienen

Speciale e-mail: Stuur een e-mail naar [email protected] met vermelding van de relevante informatie. De e-mail wordt beheerd door een onafhankelijk team dat vertrouwelijkheid garandeert.

Bescherming van klokkenluiders

In overeenstemming met de Europese en nationale regelgeving zet Heiwit zich in voor de bescherming van diegenen die te goeder trouw meldingen doen. Het is ons beleid om ervoor te zorgen dat:

• Er zal geen represailles o vergelding tegen mensen die onwettig of onregelmatig gedrag melden.
• Het rapport zal worden behandeld met de uiterste discretie en alleen bevoegd personeel heeft toegang tot de informatie.
• Als je wilt, kun je het volgende formulier invullen anoniem en we zullen de gerapporteerde feiten blijven onderzoeken.

Wat gebeurt er na het melden?

Zodra het rapport is ontvangen, activeert Heiwit het volgende proces:

1. Voorlopige beoordeling: Er wordt een eerste beoordeling uitgevoerd om te bepalen of de melding binnen de werkingssfeer van de klokkenluidersregeling valt.

2. Intern onderzoekAls de melding relevant wordt geacht, zal een intern onderzoek worden gestart door een speciaal team, dat zal proberen bewijs te verzamelen en de feiten te verifiëren.

3. Corrigerende maatregelenIndien onwettig of onregelmatig gedrag wordt bevestigd, zal Heiwit de nodige maatregelen nemen om de situatie recht te zetten en soortgelijke incidenten in de toekomst te voorkomen.

4. Terugkoppeling naar de klokkenluiderIndien mogelijk wordt feedback over het rapport gegeven, zonder de vertrouwelijkheid van het onderzoek of de rechten van de betrokken personen in gevaar te brengen.

Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming

Alle rapporten worden behandeld in volledige overeenstemming met de huidige regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens. De verzamelde informatie wordt alleen gebruikt om de gemelde incidenten te onderzoeken en wordt zonder uw toestemming niet doorgegeven aan derden, tenzij dit wettelijk verplicht is.

Heiwit is toegewijd aan het creëren van een veilige werkomgeving die aan de wet voldoet. Met de inbreng van klokkenluiders kunnen we blijven groeien en verbeteren en ervoor zorgen dat onze kernwaarden in elk aspect van ons bedrijf worden gerespecteerd.